Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

Admival S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia, con domicilio en la Carrera 43A N° 1A Sur-29, Edificio Colmena, Oficina 805, Medellín, Antioquia. Correo electrónico: info@admival.co. Teléfono: +57 604 322 3544.

2. Marco Legal

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

3. Definiciones

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable: Persona o entidad que decide sobre el tratamiento de los datos (Admival S.A.S.).
• Encargado: Quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos.

4. Datos Personales Recolectados

Admival S.A.S. puede recolectar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación: nombre, número de documento de identidad, fecha de nacimiento.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos comerciales y societarios: información relacionada con la empresa del titular, cargos, participación accionaria.
• Datos de acceso al aplicativo web: usuario, registros de actividad.

Admival no recolecta datos sensibles de manera intencionada. En caso de que algún dato suministrado por el Titular tenga esa naturaleza, será tratado con las medidas de seguridad reforzadas que exige la ley.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

• Prestar los servicios contratados de administración documental societaria.
• Gestionar el acceso y uso del Aplicativo Web Admival (Sistema Admival).
• Enviar notificaciones relacionadas con novedades documentales de la sociedad del titular.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
• Atender solicitudes, quejas y reclamos.
• Enviar información comercial sobre nuevos servicios, únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización expresa.
• Realizar actividades de gestión administrativa, contable y de facturación.

6. Principios que Rigen el Tratamiento

• Legalidad: El tratamiento se sujeta a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: Los datos se recolectan con una finalidad determinada, explícita y legítima.
• Libertad: El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizable.
• Transparencia: El Titular puede obtener en todo momento información sobre los datos que Admival tiene sobre él.
• Acceso y circulación restringida: Los datos no se compartirán con terceros sin autorización del Titular, salvo obligación legal.
• Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a mantener la reserva de la información.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista obligación legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Autorización del Titular

Admival S.A.S. recolectará el consentimiento del Titular de manera previa, expresa e informada, a través de los medios disponibles (formulario web, documento físico o mecanismo electrónico). La autorización podrá revocarse en cualquier momento mediante solicitud escrita dirigida al correo info@admival.co.

9. Transferencia y Transmisión de Datos

Admival S.A.S. no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Los datos podrán ser compartidos únicamente con:

• Encargados del tratamiento contratados para apoyar la prestación del servicio (ej. proveedores de tecnología, servicios de firma electrónica), quienes estarán obligados a guardar la misma reserva que Admival.
• Autoridades competentes cuando exista obligación legal.

10. Seguridad de la Información

Admival S.A.S. implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción. El Aplicativo Web Admival opera bajo conexión cifrada (HTTPS/SSL) y acceso restringido por credenciales individuales.

11. Datos de Menores de Edad

Admival S.A.S. no recolecta de manera intencional datos de menores de 18 años. Si se identificara que se han recibido datos de un menor sin consentimiento de sus padres o representantes legales, serán eliminados de inmediato.

12. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

Esta política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Admival S.A.S. desarrolle sus actividades. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.

13. Cambios en la Política

Cualquier cambio sustancial en esta política será informado a los Titulares a través de los canales de contacto disponibles con al menos 10 días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.

14. Contacto — Canal de Atención al Titular