En términos generales, el derecho de inspección permite al asociado el conocimiento de la información y documentación de la sociedad en la que tiene su inversión, a la cual tiene derecho a acceder de acuerdo con las normas legales en forma directa o mediante apoderado debidamente constituido.
Ahora bien, respecto del alcance del derecho de inspección, claramente la Circular Básica Jurídica en el subliteral a, numeral IV, literal C, del Capítulo III, señala que la inspección apunta a verificar el contenido de los documentos sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición. En consecuencia, la administración de la sociedad podría negarse a suministrar copias y, a su vez, podría impedir la realización de las referidas anotaciones sobre los documentos objeto de inspección, sin que esto constituya una violación al ejercicio del derecho de inspección.
Sin embargo, teniendo en cuenta que de manera particular la normatividad no prohíbe tomar notas en otro documento distinto de los que son objeto de análisis, a juicio de éste Despacho, tal conducta resultaría viable, desde luego sin perjuicio de la responsabilidad del asociado por el uso indebido de la información que haga tanto el mismo como el tercero en quien delegue o acompañe el ejercicio del derecho de inspección.
Lo anterior, no podría ser de otra forma por cuanto en un ejercicio de verificación, análisis e inspección de documentación societaria, es apenas lógico que el asociado tome notas que le permitan enterarse y estudiar la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía para, por ejemplo, formular preguntas en la respectiva asamblea de accionistas y en general, para obtener la ilustración suficiente para participar de las deliberaciones y ejercer el derecho al voto en las reuniones del máximo órgano social.
Cabe mencionar que los estatutos sociales es posible regular el ejercicio el derecho de inspección, siempre y cuando dicha regulación no atente contra los principios y normas legales que sustentan éste derecho, el cual constituye una prerrogativa individual y fundamental que tienen los asociados para conocer la información del ente societario. Para responder su última inquietud, es posible indicar que quienes impidan el ejercicio del derecho de inspección, se harán acreedores a las sanciones legales previamente establecidas para tal efecto, como lo son la remoción (artículo 48 de la Ley 222 de 1995) y las multas que podrían alcanzar hasta los 200 salarios mínimos legales mensuales (numeral 3° del artículo 86 de la ley 222 de 1995).
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